Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage und Checkliste für Einzug und Auszug
Für Hausverwaltungen, Vermieter und Makler, die Wohnungen regelmäßig übergeben. Hier steht, was ins Protokoll gehört, wie die Übergabe abläuft und warum Datum, Fotos und Unterschriften später zählen.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll hält den Zustand einer Mietwohnung bei der Übergabe fest: beim Einzug an den Mieter und beim Auszug zurück an den Vermieter. Es enthält Zählerstände, übergebene Schlüssel, den Zustand jedes Raums und alle sichtbaren Mängel, am besten mit Fotos. Beide Seiten unterschreiben es. Vorgeschrieben ist es nicht, aber es ist das wichtigste Beweismittel, wenn es später um Schäden oder die Kaution geht.
Checkliste: Was gehört ins Übergabeprotokoll?
Diese Punkte decken Einzug und Auszug ab. Verwenden Sie für beide dieselbe Vorlage, dann lassen sich die Protokolle Raum für Raum vergleichen.
Allgemeine Angaben
- Anschrift und Lage der Wohnung (z. B. 2. OG links)
- Datum und Uhrzeit der Übergabe
- Einzug oder Auszug
- Vermieter oder Hausverwaltung, Mieter, ggf. Bevollmächtigte
- Beim Auszug: neue Anschrift des Mieters
Zählerstände
- Strom, Gas und Wasser (kalt und warm) mit Zählernummer
- Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler je Heizkörper bzw. Wohnung
- Ein Foto von jedem Zähler
Schlüssel
- Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Garage
- Anzahl je Schlüssel, ggf. Schlüsselnummer bei Schließanlagen
- Beim Auszug: fehlende Schlüssel
Raum für Raum
- Boden, Wände und Decke
- Fenster, Türen und Rollläden
- Heizkörper, Steckdosen, Schalter und Leuchten
- Bad: Waschbecken, WC, Dusche oder Wanne, Fliesen, Fugen
- Küche: Einbauküche und Geräte, soweit mitvermietet
- Keller, Balkon, Garten oder Stellplatz, soweit mitvermietet
Mängel und Vereinbarungen
- Jeder Mangel mit Ort, kurzer Beschreibung, Foto und möglichst einer Größenangabe
- Wer welchen Mangel bis wann behebt
- Mitübergebene Gegenstände, z. B. Bedienungsanleitungen oder Fernbedienungen
Abschluss
- Unterschrift von Vermieter bzw. Verwaltung und Mieter
- Eine Ausfertigung für jede Seite
So läuft die Wohnungsübergabe ab
- Termin bei Tageslicht vereinbarenBei gutem Licht sehen Sie Kratzer, Flecken und Risse, die abends untergehen. Planen Sie je nach Wohnungsgröße 30 bis 60 Minuten ein.
- Vorlage vorbereitenTragen Sie Anschrift, Beteiligte und, wenn vorhanden, die Zählernummern vorab ein. Beim Auszug nehmen Sie das Einzugsprotokoll mit, damit Sie Raum für Raum vergleichen können.
- Zählerstände ablesen und fotografierenZuerst die Zähler, solange niemand Wasser oder Strom verbraucht. Das Foto zeigt Stand und Zählernummer zugleich.
- Raum für Raum begehenImmer in derselben Reihenfolge, z. B. vom Flur im Uhrzeigersinn. Für jeden Raum Boden, Wände, Decke, Fenster, Türen und Ausstattung prüfen.
- Mängel genau beschreibenNicht nur "Wand beschädigt", sondern Ort, Art und Größe: "Flur, Wand rechts neben dem Lichtschalter, Putz auf ca. 17 cm ausgebrochen". Dazu ein Foto aus der Nähe und eines mit Überblick.
- Schlüssel zählenJeden Schlüssel nach Art und Anzahl erfassen und gegen das Einzugsprotokoll prüfen.
- Vereinbarungen festhalten, unterschreiben, aushändigenHalten Sie fest, wer welche Mängel bis wann behebt. Beide Seiten unterschreiben, und jede Seite erhält eine Ausfertigung, am einfachsten sofort als PDF per E-Mail.
Muster: Auszug im Vergleich zum Einzug
Ein Ausschnitt aus einem ausgefüllten Auszugsprotokoll. Die Spalte Einzug stammt aus dem Protokoll vom Einzug.
| Raum | Bauteil | Einzug | Auszug | Vermerk |
|---|---|---|---|---|
| Flur | Wand neben dem Lichtschalter | Einwandfrei | Putz auf ca. 17 cm ausgebrochen, Foto 4 | Neu seit Einzug, Behebung vereinbaren |
| Wohnzimmer | Parkett | Leichte Laufspuren | Laufspuren etwas stärker | Typische Gebrauchsspur |
| Bad | Waschbecken | Einwandfrei | Haarriss am Überlauf, Foto 9 | Neu seit Einzug, Ursache klären |
| Küche | Herd und Backofen | Alle Platten funktionieren | Alle Platten funktionieren, Backofen verschmutzt | Reinigung durch Mieter bis 31.10. |
| Schlüssel | Wohnungstür | 3 Stück | 2 Stück | 1 Schlüssel fehlt |
Die Vermerke sind Beispiele. Ob etwas normale Abnutzung oder ein Schaden ist, hängt vom Einzelfall ab.
Was das Gesetz zur Übergabe sagt
Ein Übergabeprotokoll ist nicht vorgeschrieben. Diese Vorschriften erklären aber, warum Datum, Zählerstände und Fotos so viel Gewicht haben. Die Übersicht gilt für Deutschland und ersetzt keine Rechtsberatung.
| Vorschrift | Was sie sagt | Bedeutung für das Protokoll |
|---|---|---|
| § 535 BGB | Der Vermieter muss die Wohnung in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand überlassen und sie in diesem Zustand erhalten. | Das Einzugsprotokoll zeigt, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde. |
| § 538 BGB | Veränderungen oder Verschlechterungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nicht zu vertreten. | Normale Abnutzung ist kein Schaden. Der Vergleich von Einzug und Auszug mit Fotos hilft, beides auseinanderzuhalten. |
| § 546 BGB | Der Mieter muss die Mietsache nach Beendigung des Mietverhältnisses zurückgeben. | Die Übergabe beim Auszug ist diese Rückgabe. Das Protokoll hält fest, wann und mit welchen Schlüsseln sie stattfand. |
| § 548 BGB | Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren in sechs Monaten. Die Frist beginnt, wenn er die Wohnung zurückerhält. | Das Datum im Auszugsprotokoll markiert den Beginn dieser kurzen Frist. |
| § 551 BGB | Die Mietsicherheit (Kaution) darf höchstens das Dreifache der Monatsmiete ohne Betriebskosten betragen. | Über die Kaution wird nach dem Auszug abgerechnet. Mängel, die im Protokoll stehen, sind dabei leichter zu belegen. |
| § 9b HeizkostenV | Wechselt der Nutzer innerhalb eines Abrechnungszeitraums, muss der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung vornehmen. | Zählerstände und Heizkostenverteiler gehören deshalb mit Foto ins Protokoll. |
Geprüft am 25. Oktober 2026 anhand der verlinkten Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de. Für Österreich und die Schweiz gelten eigene Regeln.
Das Übergabeprotokoll auf dem Smartphone, mit SiteSurvey
Mit SiteSurvey wird das Protokoll zu einem Formular, das Sie bei der Begehung auf dem Smartphone ausfüllen: Raum für Raum, mit Fotos und Unterschriften, und am Ende mit einem PDF-Bericht. Vorab, was die Sprache betrifft:
Das geht auf Deutsch
- Eigene Formulare mit deutschen Fragen, Antwortoptionen und Abschnitten
- Raum für Raum erfassen, mit Fotos zu jedem Raum und jedem Mangel
- Zählerstände und Schlüssel als eigene Felder, Unterschrift beider Seiten
- Die App arbeitet auch ohne Netz, z. B. im Keller
- PDF-Bericht oder Link zum Teilen, sobald die Übergabe abgeschlossen ist
Das ist heute auf Englisch
- Die App und das Web-Dashboard sind auf Englisch, ebenso Registrierung und System-E-Mails
- Einige feste Beschriftungen im PDF-Bericht (z. B. auf dem Deckblatt) und die Schaltflächen im Webformular sind englisch
- Unsere Vorlage aus der Formularbibliothek ist heute auf Englisch und nach britischem Mietrecht aufgebaut (z. B. Kaution in Pfund); Sie passen sie an oder legen ein eigenes Formular an
Sie lesen Englisch? Hier ist unsere englische Vorlage für Einzug und Auszug mit allen Fragen und einem Formular zum Ausprobieren.
Häufige Fragen
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Nein. Kein Gesetz schreibt ein Übergabeprotokoll vor. Es ist aber der einfachste Weg, den Zustand der Wohnung bei Einzug und Auszug zu belegen, und beide Seiten profitieren davon: der Vermieter bei Schäden, der Mieter bei der Rückzahlung der Kaution.
Wer muss das Übergabeprotokoll unterschreiben?
Vermieter oder Hausverwaltung und Mieter. Wer jemanden schickt, gibt ihm am besten eine schriftliche Vollmacht mit. Jede Seite sollte eine Ausfertigung erhalten. Bei einem digitalen Protokoll kann diese sofort als PDF per E-Mail verschickt werden.
Was passiert, wenn ein Schaden nicht im Protokoll steht?
Dann ist er später schwerer zu belegen. Was beide Seiten unterschrieben haben, gilt als gemeinsamer Stand. Ob ein nicht aufgeführter Schaden noch geltend gemacht werden kann, hängt vom Einzelfall ab. Im Streitfall sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.
Wie lange kann der Vermieter nach dem Auszug Schäden geltend machen?
Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten. Die Frist beginnt, wenn der Vermieter die Wohnung zurückerhält, also in der Regel mit der Übergabe beim Auszug.
Was ist der Unterschied zwischen Abnutzung und Schaden?
Veränderungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch, etwa leichte Laufspuren auf dem Boden, hat der Mieter nach § 538 BGB nicht zu vertreten. Ein Schaden geht darüber hinaus, zum Beispiel ein Loch in der Wand oder ein gesprungenes Waschbecken. Fotos aus dem Einzugsprotokoll machen den Vergleich viel leichter.
Warum gehören Zählerstände ins Protokoll?
Damit Strom, Gas, Wasser und Heizung richtig zwischen altem und neuem Mieter abgerechnet werden. Bei einem Nutzerwechsel muss der Gebäudeeigentümer nach § 9b HeizkostenV eine Zwischenablesung vornehmen. Ein Foto von jedem Zähler mit Stand und Zählernummer vermeidet Rückfragen.
Was muss der Vermieter beim Einzug sonst noch erledigen?
Er muss bei der Anmeldung mitwirken und dem Mieter den Einzug bestätigen (Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 Bundesmeldegesetz). Der Mieter muss sich innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug anmelden (§ 17 BMG). Die Bestätigung ist ein eigenes Dokument und gehört nicht ins Übergabeprotokoll.
Gilt diese Seite auch für Österreich und die Schweiz?
Die Checkliste und der Ablauf passen überall. Die genannten Vorschriften sind aber deutsches Recht. Für Mietwohnungen in Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, die diese Seite nicht abdeckt.
Ist SiteSurvey auf Deutsch?
Teilweise. Ihre Formulare, Fragen und Antworten können vollständig deutsch sein, und der PDF-Bericht übernimmt diese Texte. Die App, das Web-Dashboard, die Registrierung und einige feste Beschriftungen im Bericht sind heute auf Englisch.
Ihr nächstes Übergabeprotokoll mit SiteSurvey
Beim Anlegen Ihres Kontos wird unsere Vorlage für Einzug und Auszug (auf Englisch) geladen, die Sie anpassen können. Testen Sie SiteSurvey für eine kleine Testgebühr, jederzeit kündbar.
Konto anlegenRegistrierung und App sind auf Englisch.